Arbeitszeit 4.0
Das Sheet verwaltet bis zu zwei Dienstzeiten pro Tag und ist daher auch für Leute geeignet, die hin und wieder geteilten Dienst machen müssen.
Ich habe großen Wert darauf gelegt, dass man so wenig wie möglich eingeben muss. So sind z.B. die Ereignisse "Urlaub, Krank, FoBi (für Fortbildung), Frei" per Pulldown-Menü wählbar.
Hier aber mal ein paar Screenshots (anklicken für Vergrößerungen) mit weiteren Erklärungen:
Hier findet eine kurze Erklärung zu den einzelnen Funktionen dieses Sheets statt. Für die ganz Eiligen gibt es eine Kurzeinweisung, dann dürfte der Rest eigentlich leicht fallen.
Einige Optionen gilt es festzulegen, um dem Sheet Berechnungsgrundlagen zu geben, z.B. Dauer der Pausen, wöchentliche Arbeitszeit, Dauer der Zeitzuschläge (Nacht, Samstag).
Wer sich auch seinen Lohn ausrechnen lassen will, der muss natürlich vorher angeben, wieviel er zu welchen Zeiten verdient.
Bundeseinheitliche Feiertage werden automatisch erkannt und entsprechend gekennzeichnet, aber lokale Feiertage muss man nachtragen. Um das zu vereinfachen hier eine kleine Tabelle, die zum gewünschten Jahr die entsprechenden Feiertagsdaten anzeigt.
Um die erhobenen Daten auch ausdrucken zu können gibt es ein Zusatzblatt, das einen Monat auf einem Din á 4 Blatt unterbringt. Man muss die Daten nicht selbst übertragen, sondern kann den erfassten Monat per Pulldown-Menü auswählen. (Jeder neue Monat landet automatisch in diesem Menü)
Am Ende dieser gedruckten Übersicht steht die Menge der erfassten Stunden sowie die Resturlaubstage für das Jahr. Für Monate, in denen ein Teildienst gemacht wurde erscheint auf der ersten Übersicht ein Hinweis auf ein Folgeblatt, das man dann zusätzlich ausdrucken kann. Außerdem gibt es eine weitere Ausdrucksmöglichkeit für private Zwecke, die die Daten in komprimierterer Form enthält und zusätzlich die Lohnberechnungen mit ausdruckt.
Damit man die Daten einzelner Monat leichter vergleichen kann werden die wichtigsten Daten zusätzlich noch auf ein Archiv-Blatt geschrieben, das dann jeweils den höchsten und den niedrigsten Wert pro Sparte farblich kennzeichnet.
In der Haupttabelle findet die eigentliche Erfassung der Daten statt. Nötig ist nur die einmalige Eingabe des Datums vom ersten Tag des Monats und die tägliche Anfangszeit. Nach den Daten aus dem Optionsbereich wird die Endzeit berechnet, kann aber jederzeit (bei Über- oder Minusstunden) überschrieben werden. Die farbliche Kennzeichnung von Wochenenden und bundeseinheitlichen Feiertagen geschieht automatisch.
Da ja jeden Monat auch Dinge wie Krankentage, Überstunden, Urlaub und Fortbildung anfallen können werden auch diese Daten erfasst, damit man nicht von Hand nachzählen braucht. Wird ein neuer Monat angelegt, so werden die Summen des letzten Monats automatisch als Übertrag hinzugenommen, können aber auch von Hand nacheditiert werden.
Das Herzstück dieses Sheets: das Kommando-Center. Mein ganzer Stolz, weil meine erste eigene UserForm. Hiermit können viele Spalten und Funktionen (die ja nicht jeder wirklich braucht) ein- ausgeblendet werden, zusätzliche Übersichtsoptionen zugeschaltet und neue Tabellenblätter angelegt werden.
Auf einigen Seiten gibt es Buttons, die das Kommando-Center aufrufen, oder man benutzt den Shortcut Strg+q.
Getestet habe ich das Sheet unter Excel XP, Excel 2000 und Excel 97. Unter 97 hatte ich Probleme mit den Makros, daher musste ich es da etwas anpassen. Auch User mit Excel 97 können es jetzt verwenden, müssen sich jedoch auf eines gefasst machen: Ein leeres Blatt wird ja über das Kommando-Center angelegt. Unter E97 geht das nur in zwei getrennten Schritten, wobei das Kommando-Center sich nach dem ersten Schritt ausblendet (Einfach erneut aufrufen - z.B. mit Strg+q - dann kann es weitergehen mit Schritt 2).
Davon abgesehen läuft aber alles ohne weitere Probleme.